Tư Vấn Nhân Sự

•  rường hợp ứng dụng thích hợp

Trong quản lý khách hàng thì hợp đồng là một văn bản pháp luật có sức ràng buộc lớn nhất. Để làm tốt việc quản lý hợp đồng, bạn có thể tham khảo các chi tiết dưới đây.

•  Miêu tả chi tiết

Xây dựng chế độ quy tắc
Yêu cầu mọi khách hàng có hợp đồng đều cần có mối quan hệ qua lại thường xuyên để chuẩn bị về kỹ thuật nghiệp vụ cho việc ký hợp đồng. Nếu không có chế độ ràng buộc, thúc đẩy thì rất khó làm cho công việc trở thành hiện thực. Đồng thời, phải ký hợp đồng quy định quy trình thực hiện, tính nghiêm túc và tính khoa học của hợp đồng.

Phạm vi chức trách của nhân viên

v    Thu thập, chỉnh lý những tư liệu mà hợp đồng cần có, bao gồm tình trạng kinh doanh, tài sản của khách hàng.

v    Yêu cầu cơ bản của việc khởi thảo hợp đồng.

·       Khách hàng có đủ tư cách ký (đại biểu có tính pháp lý, hoặc pháp nhân).

·       Nội dung phù hợp với quy định của chính sách, pháp luật.

·       Hai bên đều có năng lực thực hiện hợp đồng.

·       Không vượt quá phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp và phạm vi được uỷ quyền của người kinh doanh.

·       Các điều khoản hoàn chỉnh, chữ nghĩa phải chuẩn xác, thủ tục kỹ phải đầy đủ.

·       Dự thảo nộp cơ quan chủ quản cấp trên.

v    Khi cần có sự phê chuẩn của các cơ quan chức năng thì hợp đồng của các dự án phải kịp thời báo cáo các cấp có thăm quyền phê chuẩn.

v    Đẩy mạnh tiến trình thực hiện hợp đồng, thực hiện hợp đồng một cách thực tế.

v    Báo cáo với cấp trên nội dung hợp đồng.

v    Hợp tác tham gia chỉnh, sửa hợp đồng… chuẩn bị kiện tụng và công việc hoàn thiện sau cùng.

Quản lý trình tự và quyền cho phép

·       Những hợp đồng trong phạm vi được uỷ quyền, bộ phận tài vụ, văn phòng Tổng giám đốc, được sự đồng ý của Tổng giám đốc đều có thể thảo hợp đồng sau khi người đại diện pháp định hoặc đại biểu pháp nhân xem xét kỹ, đóng dấu bộ phận tài vụ. Khi cần, có thể mời luật sư xem xét, bộ phận kinh doanh ký chứng nhận.

·       Ngoài việc có sự đồng ý của người đại diện pháp nhân của công ty, nhất định không được dùng đơn vị đối ngoại, dùng cá nhân để bảo lãnh vấn đề kinh tế.

·       Khi có những thay đổi hoặc khi huỷ bỏ hợp đồng, người làm hợp đồng phải kịp thời báo cáo cho cơ quan quản lý hợp đồng biết.

·       Người theo dõi hợp đồng của cơ quan chủ quản phải có trách nhiệm xử lý, trao đổi điện thoại, thư từ, lập văn bản chính thức khi hợp đồng thay đổi hoặc bị huỷ bỏ.

·       Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có trường hợp vi phạm hợp đồng, phải xử lý theo các điều khoản quy định trong hợp đồng; Người theo dõi hợp đồng phải kịp thời báo cáo chủ quản giải quyết, không được tự ý giải quyết.

·       Những trao đổi, tranh cãi trong hợp đồng và kết quả giao dich phải được làm thành văn bản quy định để bổ sung vào hợp đồng gốc và thực hiện theo những quy định này.

·       Nếu việc thống nhất sửa đổi hợp đồng không thành, phải báo cáo ngay với lãnh đạo cấp trên. Cơ quan chủ quan hợp đồng lưu giữ, chỉnh lý, thu thập hoàn chỉnh các tài liệu hợp đồng để báo cho luật sư và căn cứ vào quy định của hợp đồng để khởi kiện trước cơ quan trọng tài hoặc công tố.

Lập tiêu chuẩn, quy phạm văn bản hợp đồng

Một hợp đồng tiêu chuẩn ít nhất phải bao gồm những nội dung sau:

·       Chủng loại hàng hoá, mã hiệu hàng hoá, quy cách, số lượng, giá cả…

·       Yêu cầu chất lượng.

·       Gửi hàng: Thời gian gửi hàng, địa điểm, phương thức vận chuyển, chi phí vận chuyển…

·       Nghiệm thu

·       Phạm vi quyền hạn kinh doanh. Tổng đại lý phân cấp tiêu thụ, khu vực kinh doanh, thời gian tính theo năm được kinh doanh v.v…

·       Phương thức thanh toán

·       Chính sách kinh doanh tiêu thụ hàng hoá: Nhân viên, quảng cáo, xúc tiến tiêu thụ hàng hoá, chia lãi hàng năm…

·       Quy định về đặt hàng và trả lại hàng.

·       Trách nhiệm khi vi phạm hay xử lý.

·       Thời gian hợp đồng có hiệu lực, địa điểm ký hợp đồng, thời gian ký hợp đồng.

·       Tên gọi đầy đủ của hai bên ký hợp đồng, địa điểm, phương thức liên lạc, đại diện pháp nhân, đại diện ký hợp đồng, tài khoản ngân hàng, mã số thuế…

Bảo quản văn bản hợp đồng

·       Mọi văn bản xác lập, thay đổi, xoá bỏ hợp đồng kinh tế phải có con dấu chuyên dùng cho hợp đồng mới có hiệu lực.

 

·       Dấu chuyên dùng trong các hợp đồng có người chuyên trách bảo quản, các bộ phận và nhân viên các bộ phận không được mượn, không thay dấu chuyên dùng hợp đồng, nếu vi phạm quy định gây hậu quả thì người bảo quản dấu chuyên dùng phải chịu trách nhiệm. Khi mất dấu phải báo cáo kịp thời để xử lý.

·       Bản chính hợp đồng do bộ phận tài vụ lưu trữ, bản photo do người phụ trách kinh doanh lưu trữ, các thư từ, fax qua lại giữa hai bên được lưu giữ cùng với hợp đồng chính.

·       Đối với hợp đồng có hiệu lực, chủ quản hợp đồng kịp thời phân loại, chỉnh lý, lập và đóng thành quyền. Nếu cần phải kiểm tra đọc, thì căn cứ vào quyền hạn cho sử dụng, cho đọc, cho kiểm tra.

Khi khởi thảo hợp đồng cần có những yêu cầu cơ bản nào?

1.      Đối phương đủ tư cách để ký (đại biểu pháp định, pháp nhân).

2.      Nội dung phù hợp với quy định của chính sách, pháp luật.

3.      Hai bên có đủ năng lực thực hiện.

4.      Chưa vượt quá phạm vi kinh doanh của doanh nghiệp và phạm vi của người được uỷ quyền.

5.      Đều khoản, câu chữ rõ ràng, điều kiện ký hợp đồng phải đầy đủ.

6.      Bản thảo nộp chủ quản cấp trên.