Tư Vấn Nhân Sự

•  Trường hợp ứng dụng thích hợp

Sắp xếp một hội nghị khách hàng như thế nào?

•   Miêu tả chi tiết

Chuẩn bị trước lúc hội nghị

·       Bộ phận phục vụ khách hàng phải căn cứ vào tình hình thực tế khách hàng mà chỉ định người chuyên chủ trì hội nghị, đồng thời báo cho các nhân viên phục vụ khách hàng làm tốt công tác chuẩn bị hội nghị khách hàng.

·       Trước khi thực hiện hội nghị hay đón tiếp khách hàng, bộ phận phục vụ khách hàng cần phải suy ngẫm đầy đủ, xác định phương án hội nghị, hơn nữa, phải xác định các bước thao tác đối với hội nghị tiếp đón khách hàng.

Nội dung cụ thể công việc chuẩn bị hội nghị

·       Lập chương trình cho hội nghị hay tiếp đón khách hàng.

·       Thu thập, chỉnh lý tư liệu về khách hàng và ghi chép về khả năng.

·       Xác định địa điểm, thời gian và báo cho tất cả những người dự hội nghị.

·       Tìm hiểu tình hình mới nhất.

·       Sắp xếp phòng họp và thiết bị.

·       Căn cứ tình hình thực tế của khách hàng, chuẩn bị đủ chỗ ngồi, cốc tách uống trà, nước trà và tặng phẩm, phẩm thường…

·       Đảm bảo mọi người đến đúng giờ, kịp thời thông báo thời gian hội họp.

·       Dự kiến các khả năng, chuẩn bị mọi vật dụng cần dùng tới trong hội nghị.

Phục vụ trong quá trình hội nghị:

·       Thời gian hội nghị, tiếp đón khách hàng. Bộ phận phục vụ hội nghị đều phải chỉ định người chuyên trách, đảm bảo liên lạc thông suốt, kịp thời, mau lẹ. Đảm bảo chỉ huy thống nhất, hiệp đồng điều phối trong việc phục vụ hội nghị.

·       Trong thời gian hội nghị, đón tiếp khách hàng, nhân viên phục vụ phải có năng lực tổ chức mạn, có thể giải quyết một cách hiệu quả, kịp thời các nhu cầu khẩn cấp trong hội nghị, đón tiếp khách hàng, đảm bảo hội nghị tiến hành bình thường.

·       Bộ phận phục vụ khách hàng có thể tổ chức các hoạt động kỉ niệm nhằm đáp ứng vừa lòng khách hàng.

Phục vụ sau hội nghị

·       Sau khi hội nghị kết thúc, bộ phận phục vụ khách hàng cần phải làm tốt công tác quyết toán các loại chi phí tiếp đón theo từng mục rõ ràng, tiện cho việc thanh toán.

·       Để làm tốt công tác điều tra, bộ phận phục vụ khách hàng cần phải phân loại các tư liệu, tin tức thu thập được từ khách hàng trong hội nghị này rồi phân tích, chỉnh lý, lưu trữ. Từ đó mà phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn của khách hàng, nhằm tiến thêm một bước, tạo cơ sở nâng cao trình độ phục vụ khách hàng.

·       Làm tốt công tác vệ sinh hiện trường hội nghị.

·       Viết và gửi đi những ghi chép về hội nghị.

Những điều quan trọng trong việc sắp xếp hội nghị

·       Khi gửi đi những thông tin về hội nghị cần phải làm rõ mục đích hội nghị.

·       Thông tư của hội nghị, phải viết rõ thời gian hội nghị, địa điểm, các vấn đề chính của hội nghị, người tham gia hội nghị… Cần gửi thông tư sớm để tiện cho người tham gia hội nghị có sự chuẩn bị.

·       Sắp xếp hội trường. Hội trường to, nhỏ phải căn cứ vào nội dung và số người tham gia hội nghị mà quyết định. Nếu tìm đến hội trường khó khăn, thì quanh hội trường phải có bảng chỉ đường đến địa điểm hội trường.

Lễ nghi đưa đón
Ở các hội nghị cỡ lớn hoặc cỡ vừa, phải làm tốt, làm cẩn thận việc đưa, đón đại biểu tham dự, thường là có một tổ chuyên về việc đưa đón.

Sơ lược trình bày nội dung công việc cụ thể trong việc chuẩn bị hội nghị.

1.      Xác định chương trình hội nghị đón tiếp khách hàng.

2.      Thu thập, chỉnh lý tư liệu về khách hàng và ghi chép hội nghị.

3.      Xác định thời gian, địa điểm và thông báo cho mội nhân viên có liên quan đến hội nghị.

4.      Tìm hiểu tình hình sự việc gần, mới nhất.

5.      Sắp xếp địa điểm và thiết bị.

6.      Căn cứ tình hình thực tết khách hàng, chuẩn bị đủ chỗ ngồi, trà, nước, tách chén uống nước, phần thưởng, tặng phẩm, vật kỷ niệm…

7.      Đảm bảo mọi người tham gia đúng giờ, kip thời thông báo thời gian kéo dài.

8.      Giả định các khả năng có thể xẩy ra, chuẩn bị đầy đủ những vật dụng cần dùng trong quá trình hội nghị.