Tư Vấn Nhân Sự

•  Trường hợp ứng dụng thích hợp

Danh thiếp là một trong nhiều thứ phải dùng đến trong giao thiệp với khách hàng. Sử dụng danh thiếp phải chú ý đến những vấn đề sau đây:

•  Miêu tả chi tiết
  

Kiểu danh thiếp

·       Kiểu ngang, thứ tự hàng từ trên xuống dưới, thứ tự chữ từ trái qua phải. Hàng thứ nhất viết tên đơn vị người dùng danh thiếp; Hàng thứ hai ghi họ tên người dùng danh thiếp, chữ viết to vào chính giữa tấm thiếp. Chức vụ, tên gọi chức vụ thường viết chữ nhỏ bên cạnh phía dưới, bên phải họ và tên. Hàng thứ ba ghi địa chỉ đầy đủ, điện thoại, mã số bưu điện của người dùng thiếp.

·       Kiểu dọc, đứng, thứ tự hàng từ trái qua phải, thứ tự chữ từ trên xuống dưới. Hàng thứ nhất ghi tên đơn vị người dùng danh thiếp, viết ở cạnh trái tấm thiếp; hàng thứ hai viết họ tên người dùng thiếp, chữ viết to ở giữa danh thiếp. Chức vụ - tên gọi chúc vụ được viết bằng chữ nhỏ ở bên phải, phía dưới họ và tên; Hàng thứ ba ghi đầu đủ địa chỉ, điện thoại, mã số bưu điện.

·       Chữ viết trên danh thiếp, giống chữ viết thường dùng, trước hết phải phù hợp với quy phạm, nếu không dể gây hiểu lầm, ảnh hưởng đến hiệu quả trong giao tiếp. Sau khi đã phù hợp với quy phạm rồi, có thể coi trọng đến phong cách riêng của mình, biểu hiện cá tính của mình. Phong cách, cá tính của danh thiếp, biểu hiện chủ yếu ở phần bố cục danh thiếp, chọn kiểu chữ và thiết kế mặt danh thiếp. Về thể loại, kiểu chữ viết nhỏ, viết thường… viết in… viết hoa, các kiểu chữ có dáng mỹ thuật đều được chấp nhận.

Thái độ khi trao danh thiếp
Khi rút danh thiếp ra phải nghiêm túc từ tốn, không thể với thái độ tuỳ tiện. Lần đầu gặp gỡ khách hàng, có thể căn cứ vào thái độ rút, trao danh thiếp của nhân viên phục vụ khách hàng để đoán trước nhân phẩm, xem có đáng giao tiếp hay không. Danh thiếp nên cất vào chỗ dể lấy, có thể lấy ra đúng lúc, đúng thời cơ, cung kính đưa tận tay khách hàng, và hơn thế phải nói thêm: Đây là danh thiếp của tôi, xin được gặp gỡ trao đổi nhiều hơn về sau này. Làm vậy, tất sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp nơi khách hàng.

Thời cơ trao danh thiếp
Nếu lần đầu mới quen, bạn cảm thấy khách hàng này có thể quan hệ lâu dài, thì lúc vừa gặp gỡ, có thể đưa ngay danh thiếp của mình, điều này có lợi cho việc khách hàng nhanh chóng biết tình hình cơ bản về mình, tăng tiến trình trao đổi và giao tiếp. Nếu là cuộc gặp gỡ có hẹn trước, đã biết khách hàng là người như thế nào, thì khi chia tay ra về có thể lấy danh thiếp gửi cho khách hàng để tăng thêm ấn tượng của khách hàng. Nếu trong trường hợp làm việc buôn bán có người giới thiệu thì có thể không cần vội vã trao danh thiếp mà đợi lúc chia tay hãy đưa danh thiếp, rõ ràng sẽ tự nhiên thoải mái hơn.

Cách đưa danh thiếp

·       Khi đưa danh thiếp, không nên áp dụng các phương pháp sau:

·       Cầm chắc danh thiếp rồi đưa ra.

·       Dùng đầu ngón tay cầm đưa. Cách đưa này dễ dàng đưa phần sắc cạnh về phía khách hàng, điều này cực kỳ không phù hợp với nghi lễ.

Cách đưa chính sách phải như sau:

·       Ngón tay chụm lại, để thiếp trên lòng bàn tay dùng ngón tay cái giữ chặt một đầu danh thiếp, cung kính đưa tấm thiếp đến trước ngực khách hàng. Tên ghi trên danh thiếp ngược hướng với bản thân và thuận hướng với khách hàng, giúp cho khách hàng nhận thiếp có thể đọc ngay một cách dễ dàng.

·       Ngón trỏ và ngón cái kẹp chặt hai đầu cái, phải danh thiếp đưa lên.

·       Khi trao danh thiếp, vẻ mặt phải vui vẻ, cười mỉm, chăm chú nhìn khách hàng

Tiếp nhận danh thiếp

·       Phải tỏ ra lễ độ trước khi tiếp nhận danh thiếp. Nguyên tắc cơ bản là: đứng lên để nhận danh thiếp và mỉm cười, cung kính dùng hai tay nhận nâng sau khi nhận phải gật đầu cảm ơn.

·       Sau khi nhận được danh thiếp của khách hàng, phải chăm chú đọc 1 lần, không được vô ý nhét luôn vào túi. Càng không được tuỳ tiện để bừa bãi, không nên ghi chú vào danh thiếp, hoặc viết chữ vào danh thiếp.

·       Cùng lúc trao danh thiếp vài ba người, lại là mới gặp nhau lần đầu, phải lần lượt theo thứ tự chỗ ngồi đặt lên bàn phía trước mặt. Khi cùng khách hàng trao đổi, vừa bàn bạc, vừa ghi nhớ tên họ, dáng vẻ của khách hàng và chỉ cất danh thiếp đi khi thấy thuận tiện.

·       Không được để đó vật khác đè lên trên danh thiếp, đây là điều quan trọng nhất.

·       Có lúc nhân viên phục vụ khách hàng muốn có được danh thiếp của ai đó, mà khách hàng lại không đưa. Lúc này, nhân viên phục vụ khách hàng có thể chủ động yêu cầu được nhận danh thiếp. Nói chung, khách hàng ít khi từ chối.

Các vấn đề cần chú ý khác

·       Nghiêm cấm không được để danh thiếp, tiền bạc và sổ ghi chép lẫn lộn với nhau, phải có kẹp riêng cho danh thiếp.

·       Danh thiếp có thể để ở túi áo ngực, cấm không được để danh thiếp vào trong túi quần.

Có những nguyên tắc cơ bản trong việc tiếp nhận danh thiếp?

1.      Khi nhận danh thiếp phải đứng lên, cung kính đưa hai tay để nhận, sau khi nhận phải gật đầu tỏ rõ sự cảm ơn.

2.      Sau khi nhận được danh thiếp của khách hàng phải đọc kỹ rồi mới cất đi.

3.      Đồng thời trao, nhận danh thiếp của nhiều người trong buổi gặp gỡ lần đầu, lần lượt đặt danh thiếp lên bàn theo thứ tự chỗ ngồi của khách hàng. Trong lúc cũng khách hàng trao đổi cần nhớ diện mạo của khách hàng và thu cất danh thiếp khi có cơ hội thuận tiện.

4.      Không được để các vật dụng khác đè lên danh thiếp, đây là điều quan trọng nhất.

5.      Có khi nhân viên phục vụ khách hàng muốn có được danh thiếp của ai đó, nhưng khách hàng lại không đưa, lúc đó có thể chủ động yêu cầu, nói chung, khách hàng sẽ không từ chối.